termos, glossário arquivístico

Arquivo
Conjunto orgânico de documentos, independentemente da sua data, forma e suporte material, produzidos ou recebidos por uma pessoa jurídica, singular ou colectiva, ou por um organismo público ou privado, no exercício da sua actividade e conservados a título de prova ou  informação.
Arquivo central
Arquivo que reúne a documentação produzida pelos diversos departamentos e serviços de uma administração. Também designado arquivo geral.
Arquivo corrente
Arquivo constituído por documentos correspondentes a processos ainda não concluídos. Corresponde à fase activa, durante a qual os documentos são usados de forma regular pela entidade produtora, para fins administrativos, fiscais ou legais.
Arquivo definitivo ou histórico
Fundo ou núcleo constituído por documentos correspondentes a processos concluídos, depois de prescritas as respectivas condições de reabertura. Corresponde à fase inactiva, na qual os documentos deixaram de ser utilizados pela entidade produtora no âmbito dos fins que motivaram a sua criação; devem, por isso, ser eliminados, a menos que possuam um valor secundário que justifique a sua conservação permanente.
Arquivo intermédio
Arquivo constituído por documentos correspondentes a processos já concluídos, mas ainda susceptíveis de serem reabertos. Corresponde a uma fase semi-activa, durante a qual os documentos são ocasionalmente utilizados pela entidade produtora, para fins administrativos, fiscais ou legais.
Arquivo reservado
Arquivo sujeito a restrição de comunicabilidade.
Auto de destruição ou de eliminação
Acto, revestido das formalidades prescritas por lei, de um processo de eliminação.
Auto de entrega
Acto, revestido das formalidades prescritas por lei ou pelo costume, que culmina o processo de transmissão, a qualquer título, de documentos e/ou arquivos e que deve ser assinado no momento da entrega material.
Captura
Registo, classificação, adição de meta-informação e armazenamento de um documento de arquivo num sistema que gere documentos de arquivo.
Classe
Parte de uma hierarquia representada num ponto do quadro de classificação.
Ciclo de Vida dos Documentos
Evolui em três fases, compreendidas em fase activa, semi-activa e inactiva dos documentos, à medida a que a sua frequência de utilização administrativa e o seu valor se transforma.
Classificação
Identificação e organização sistemáticas de actividades e/ou de documentos de arquivo em categorias, de acordo com convenções, métodos e procedimentos de aplicação estruturados logicamente e representados num plano de classificação.
Classificação de segurança
Restrição de comunicabilidade e utilização de documentos de arquivo ou informações, imposta pelo Governo ou outras entidades definidas por legislação específica, por razões de segurança nacional. Tal documentação é referida como classificada. Os graus de confidencialidade são: confidencial, reservado, secreto e muito secreto.
Conservação permanente
Custódia por tempo ilimitado dos documentos de arquivo.
Conversão digital
Transferência de documentos em formato analógico (papel, filme, e outros) para o formato digital através de um processo de digitalização.
Custódia
Função primordial do serviço de arquivo. Evolui em três idades ou fases – fase activa, fase semi-activa e fase inactiva – caracterizadas pela frequência da sua utilização dos documentos e pelo tipo de utilização que deles é feito.
Descrição
Operação que consiste na representação exacta de uma unidade de descrição e das partes que a compõem, caso existam, através da recolha, análise, organização e registo de informação que sirva para identificar, gerir, localizar e explicar a documentação de arquivo, assim como o contexto e o sistema de arquivo que o produziu.
Documento
Unidade constituída pela informação e respectivo suporte.
Documento anexo
Documento remetido por outro, que é considerado o documento principal. Pode conter esclarecimentos ou provas do que neste se afirma.
Documento apenso
Documento posteriormente mandado juntar a outro, por conter elementos de prova ou informação relativos à mesma acção ou procedimento administrativo ou judicial.
Documento autenticado
Documento reconhecido como autêntico por entidade competente.
Documento composto
Conjunto de documentos simples que corresponde a um mesmo procedimento, trâmite ou processamento administrativo ou judicial.
Documento comunicável
Documento sobre o qual não recai qualquer restrição de comunicabilidade.
Documento confidencial
Documento sujeito a restrições de comunicabilidade, quer por conter informação de carácter privado, quer por ser objecto de classificação de segurança.
Documento de arquivo
O documento de arquivo é produzido com fim de provar e/ou informar um procedimento administrativo.
Documento electrónico
Um documento de arquivo que se encontra em formato electrónico.
Documento produzido, recebido, transmitido e, eventualmente, mantido e armazenado em suporte digital e que não é legível sem recurso ao sistema intermediário que lhe deu origem.
Documento externo
Documento trocado entre a Instituição e outras entidades e/ou pessoas físicas. Documentos produzidos por entidades externas que são enviados à Instituição (documento externo de entrada), quer como os documentos produzidos pela Instituição que são enviados a outras instituições (documento externo de saída).
Documento interno
Documentos trocados (produzidos e recebidos) entre indivíduos /serviços /unidades da mesma Instituição no decorrer das suas actividades e no âmbito das suas competências, independentemente da via de transmissão.
Documento oficial
Documento emitido ou reconhecido por um serviço público.
Eliminação
Destruição de documentos de arquivo que, na avaliação, foram considerados sem valor arquivístico e/ou histórico que justificasse a sua conservação permanente.
Fundo
Conjunto orgânico de documentos, independentemente da sua data, forma e suporte material, produzidos ou recebidos por uma pessoa jurídica, singular ou colectiva, ou por um organismo público ou privado, no exercício da sua actividade. É a mais ampla unidade arquivística.
Gestão da informação
Implementação de um conjunto de medidas que visam a racionalização e a eficácia no uso e circulação de dados e informação e a aplicação das teorias e técnicas da ciência da informação aos sistemas de informação.
Gestão de Arquivo
Aplicação aos arquivos das teorias e técnicas que visam uma administração racional, eficiente e
económica.
Gestão de Documentos
Implementação de um conjunto de medidas que visam a racionalização e a eficácia na constituição, avaliação, aquisição, organização, conservação e comunicação dos arquivos.
Guia de Remessa de Documentos
Relação dos documentos enviados a um arquivo e preparada pela entidade que os remete, para fins de identificação e controlo, podendo ser usada como instrumento de descrição documental, nomeadamente nos arquivos intermédios.
Manuscrito
Documento escrito à mão ou dactilografado.
Meta-informação
Processo de atribuir a extrair informação interna e externa sobre a concepção, produção, gestão, armazenamento e eliminação de documentos electrónicos, a fim de assegurar o valor probatório intrínseco dos mesmos através da manutenção de controlo de capacidade demonstrativa do ciclo de vida documental.
Metro Cúbico
Unidade de volume que corresponde aproximadamente a nove metros lineares de documentos.
Metro Linear
Unidade convencional de medida que deve ser utilizada para determinar o comprimento ocupado pelos documentos nas estantes e para dimensionar a capacidade de instalação de um depósito, tomando como base a medição das prateleiras.
Microcópia
Microforma em filme que serve de suporte a micro cópias dispostas em grelha, provida de cabeçalho legível sem ajuda de leitor de micro formas.
Microfilme
Rolo de película transparente, comportando uma série de micro cópias.
Migração Documental
Processo de transferência de documentos digitais para formatos recentes e actualizados, de forma a evitar a obsolescência técnica e consequente ilegibilidade.
Palavra-chave ou Descritor
Termo que se utiliza na indexação para representar um determinado conceito, também chamado termo preferencial.
Plano de Classificação
Sistema de classes predefinidas, concebido para a organização de um arquivo corrente, nomeadamente quanto ao âmbito das classes e à ordenação das unidades arquivísticas abrangidas por cada uma, de modo a determinar toda a estrutura de um arquivo. O Plano ou Quadro de Classificação gera um código de classificação que, por sua vez, é conjunto de números e/ou letras que dele derivam.
Prazo de Conservação
Período de tempo fixado para a conservação dos documentos de arquivo. Este prazo é definido em tabela de selecção.
Prazo de Prescrição
Período de tempo durante o qual os documentos têm obrigatoriamente de ser conservados por
imperativos de natureza legal, fiscal, administrativa ou outra.
Preservação
Processos e operações necessárias para assegurar a sobrevivência de documentos autênticos através do tempo.
Processo
Qualquer acção administrativa ou judicial sujeita a tramitação própria normalmente regulamentada. Unidade documental em que se reúnem oficialmente documentos de natureza diversa no decurso de uma acção administrativa formando um conjunto materialmente indivisível e com uma finalidade específica. Um conjunto de documentos de arquivo relacionados entre si, tratados como uma unidade e agregados
por se reportarem a uma mesma acção, um assunto determinado ou por serem tipologicamente idênticos.
Processo Aberto
Processo correspondente a uma acção administrativa ou judicial ainda não concluída e, portanto, susceptível de receber novos documentos.
Processo Findo
Processo correspondente a uma acção administrativa ou judicial dada por concluída e que, portanto, não integrará novos documentos. Em circunstâncias determinadas, normalmente previstas na lei, um processo findo pode ser reaberto ou apensado a outro.
Processo Individual
Processo de cada um dos trabalhadores de uma organização, onde se reúnem elementos biográficos sobre a sua situação pessoal, familiar e profissional.
Processo Electrónico
Um conjunto de documentos de arquivo electrónicos relacionados entre si.
Regulamento de Arquivo
Instrumento legal regulamentador de um sistema de gestão de documentos. Na sua forma mais simples deve incidir sobre a avaliação, a selecção, a eliminação, as remessas e a substituição de suporte.
Registo
Acto de lançar em suporte próprio dados ou informações. Documento de arquivo elaborado para efeitos de controlo e descrição da documentação produzida e/ou recebida por uma administração de um arquivo (registo de correspondência, registo de entrada, etc) ou
para efeito de prova de actos, factos ou acontecimentos. Relação e descrição de documentos, actos, factos, títulos com o fim de autenticá-los.
Selecção
Operação decorrente da avaliação que consiste em separar os documentos de arquivo de conservação permanente daqueles que poderão ser objecto de eliminação.
Série
Unidade arquivística constituída por um conjunto de documentos simples e compostos a que,
originalmente, foi dada uma ordenação sequencial, de acordo com um sistema de recuperação da informação. Esta operação deve ser realizada em função da tramitação, tipologia documental ou área temática.
Sub-série
Parte de uma série, originalmente diferenciada, correspondente às fases de processos do mesmo tipo, a subdivisões sistemáticas de assunto ou tipologias documentais.
Tabela de Selecção
Relação dos documentos de arquivo de um organismo ou administração que estabelece os que devem ter conservação permanente e fixa os prazos e condições de eliminação dos restantes. A tabela de selecção regista o resultado da avaliação.
Tesauros /Thesaurus
Lista de vocabulário de uma linguagem controlada, organizada formalmente de maneira a explicitar as relações estabelecidas entre os conceitos.
Tipologia Documental
O tipo documental é a configuração que assume um documento/uma espécie documental de acordo com a actividade que a gerou.
Categoria em que se insere um documento de arquivo de acordo com a sua forma e a função a que se destina. Existem diversos tipos de documentos tais como: acta, ofício, relatório, entre outros.
Transferência
Mudança de depósito de documentos de arquivo, com ou sem alteração de custódia.
Unidade Arquivística
Documento simples ou conjunto de documentos de um mesmo arquivo (processo, série/sub-série, fundo).
Unidade de Instalação
Unidade básica de cotação, instalação e inventariação das unidades arquivísticas. São unidades de instalação: caixas, maços, rolos, pastas, CD, bobinas, cassetes, entre outros.
Valor Administrativo, Primário ou Probatório
Valor inerente aos documentos de arquivo, na medida em que consignam ou provam direitos e obrigações e são reconhecidos como garantia e fundamento de actos, factos e acontecimentos.
Valor Arquivístico
Valor atribuído a um documento de arquivo ou outra unidade arquivística, para efeitos de conservação permanente num arquivo. Resulta do seu valor primário e/ou da relevância do seu valor secundário.
Valor Histórico
Valor atribuído a um documento de arquivo ou outra unidade arquivística, que detenha especial valor informativo.
Valor Informativo ou Secundário
Valor decorrente da informação veiculada por um documento de arquivo ou outra unidade arquivística. Deste ponto de vista, são especialmente relevantes os que, independentemente do fim para que foram elaborados, testemunham a constituição e funcionamento da administração produtora e/ou fornecem dados ou informações sobre pessoas, organizações, locais ou assuntos.
Valor Legal
Relevância de um documento de arquivo perante a lei para comprovar um facto ou constituir um direito.
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